Checklist chuẩn bị đám cưới theo từng tháng

Còn sáu tháng nữa là cưới, hai bạn mở ghi chú ra và thấy danh sách việc còn dài hơn danh sách khách. Checklist chuẩn bị đám cưới dưới đây xếp việc theo mốc thời gian: việc nào phải giữ chỗ sớm thì làm trước, việc nào chỉ chốt được khi gần ngày thì để sau. Mỗi mốc có vài dòng giải thích vì sao, để hai bạn tự điều chỉnh khi lịch của mình khác đi.

6 tháng trước: chốt khung cho cả đám cưới

Ngày cưới, ngân sách và số khách quyết định gần như mọi việc còn lại. Nhà hàng và ekip chụp ảnh vào mùa cưới cũng kín lịch sớm, nên đây là mốc để giữ chỗ.

• Ngồi với bố mẹ hai bên: tổ chức những lễ nào (dạm ngõ, ăn hỏi, lễ gia tiên, tiệc), ở đâu, nhà nào lo phần nào.
• Chọn ngày cưới. Nhiều nhà xem ngày theo tuổi hai bạn; nên có thêm một ngày dự phòng phòng khi nhà hàng kín lịch.
• Lên ngân sách: tổng mức chi, chia theo nhóm (tiệc, trang phục, ảnh, trang trí, lễ vật), ai chi phần nào. Để riêng một khoản dự phòng.
• Lập danh sách khách sơ bộ. Mỗi bên tự lập phần của mình (bố mẹ nhà trai, bố mẹ nhà gái, hai bạn) rồi gộp lại để ước số bàn.
• Đi xem nhà hàng hoặc địa điểm. Hỏi sức chứa, thực đơn, màn hình LED sân khấu, chính sách đặt cọc và hạn chót chốt số bàn.
• Chọn ekip chụp ảnh cưới, đặt lịch chụp. Bộ ảnh này sẽ dùng cho thiệp, màn LED và phông nền, nên chụp sớm thì các việc sau đỡ gấp.

Danh sách khách lúc này chỉ cần con số ước lượng. Đừng mất cả tuần cân nhắc từng người; tên cụ thể sẽ chốt ở mốc ba tháng.

3 tháng trước: những việc cần thời gian may, đặt, làm

Váy áo cần nhiều tuần để may và sửa, thiệp cần ảnh cưới, còn lễ dạm ngõ hay ăn hỏi nên xong trước khi gửi thiệp. Mốc này nhiều việc nhất, nên chia nhau ra làm.

• Váy cưới, áo dài, vest: đi thử, đặt may hoặc thuê, hẹn lịch thử lần cuối.
• Trang điểm: chọn người, trang điểm thử, giữ lịch cho cả ngày lễ ở nhà và tiệc.
• Nhẫn cưới: chọn mẫu, khắc tên nếu muốn.
• Dạm ngõ (nếu chưa làm) và bàn lịch ăn hỏi với hai gia đình. Chuẩn bị lễ vật và phông nền cho buổi lễ ở nhà; xem bài lễ dạm ngõ chuẩn bị gì.
• Chốt danh sách khách lần hai, chia nhóm: họ hàng, bạn của bố mẹ, đồng nghiệp, bạn bè. Ghi kèm cách xưng hô với từng người.
• Gom thông tin cưới vào một chỗ: tên hai bạn, tên bố mẹ, địa chỉ hai nhà, giờ từng lễ, địa điểm tiệc.
• Làm thiệp: thiệp giấy cho những người lớn cần trao tận tay, thiệp online cho phần còn lại.

Việc "gom thông tin vào một chỗ" nghe nhỏ nhưng đỡ rất nhiều lần gõ lại. Trên Mộng Mer, Hồ sơ cưới lưu thông tin chung, thông tin chú rể và cô dâu một lần để dùng cho nhiều thiệp; khi tự thiết kế thiệp, nút Thông tin trong trình thiết kế điền nhanh từ hồ sơ này thay vì gõ lại từ đầu.

1-2 tháng trước: gửi thiệp và lên kịch bản ngày cưới

Khách cần thời gian sắp xếp, nhất là người ở xa và người phải xin nghỉ phép. MC, âm thanh ánh sáng hay màn LED đều cần kịch bản và nội dung từ hai bạn mới làm việc được.

• Gửi thiệp theo nhóm: khách ở xa và người cần xin nghỉ phép khoảng 6-8 tuần trước, khách cùng thành phố khoảng 3-4 tuần trước. Lịch chi tiết có ở bài gửi thiệp cưới trước bao lâu là đẹp.
• Với thiệp online, gửi link riêng có tên từng khách cho người thân, người lớn; link chung cho các nhóm chat.
• Bật phần Xác nhận tham dự (RSVP) trên thiệp, chọn câu hỏi cần thiết: số người đi cùng, khách nhà trai hay nhà gái, có cần xe đưa đón không. Đặt hạn trả lời khoảng 2 tuần trước tiệc và ghi rõ trong lời mời.
• Viết lịch trình ngày cưới theo giờ: đón dâu, lễ gia tiên, lễ thành hôn, tiệc. Gửi bản giống nhau cho mọi bên.
• Làm việc với MC: gửi kịch bản, tên đầy đủ của bố mẹ và người phát biểu, các tiết mục văn nghệ nếu có.
• Làm việc với bên âm thanh ánh sáng: nhạc cho từng phần (bước ra sân khấu, rót rượu, cắt bánh), ai gửi file nhạc.
• Màn hình LED: hỏi tỉ lệ màn và máy chiếu nền, làm nền có tên hai bạn, ngày cưới kèm âm lịch.
• Đặt xe đón dâu và xe cho khách ở xa nếu cần.

Những câu cần hỏi nhà hàng và cách chọn nền, chữ cho màn LED được viết riêng ở bài chuẩn bị nội dung màn hình LED đám cưới.

2 tuần trước: chốt khách, chốt bàn, xếp chỗ

Nhà hàng cần con số chốt trước ngày tiệc để chuẩn bị, và mỗi nơi có hạn chót riêng. Đây cũng là lúc biết ai thật sự đến, ai chưa trả lời.

• Xem danh sách xác nhận tham dự: ai đến, đi mấy người, khách nhà trai hay nhà gái. Xuất file Excel nếu cần gửi bố mẹ.
• Nhắn riêng những người chưa trả lời. Một tin ngắn, lịch sự là đủ.
• Chốt số bàn với nhà hàng, cộng thêm vài bàn dự phòng theo kinh nghiệm của hai gia đình.
• Xếp chỗ ngồi theo nhóm: họ hàng nhà trai, họ hàng nhà gái, bạn của bố mẹ, đồng nghiệp, bạn bè. Người lớn tuổi ngồi gần lối đi, xa loa.
• Lập danh sách khách cần xe đưa đón, điểm đón và giờ đón.

Còn nhiều người chưa trả lời mà đã sát hạn nhà hàng? Bài RSVP là gì có cách ước số bàn cho phần khách này.

1 tuần trước: tổng duyệt và lo những việc nhỏ

Việc nhỏ dồn vào tuần cuối là thứ dễ quên nhất. Làm xong tuần này, ngày cưới hai bạn chỉ cần có mặt.

• Tổng duyệt với MC, nhà hàng, âm thanh ánh sáng: đi thử đường ra sân khấu, chạy thử nhạc, mở thử nền màn LED trên màn thật.
• Chuẩn bị phong bì: phong bì thanh toán phần còn lại cho từng bên dịch vụ (ghi tên bên ngoài), phong bì cảm ơn người giúp như đội bê tráp, phù dâu phù rể, tài xế.
• Chuẩn bị hộp nhận phong bì mừng ở bàn đón khách, chọn người giữ hộp.
• Đọc lại thiệp một lần cuối: giờ đón khách, tên sảnh, bản đồ. Có gì thay đổi thì sửa trên thiệp online, khách mở lại link là thấy bản mới.
• Nhắc khách: một tin nhắn ngắn kèm link thiệp, có giờ đón khách và đường đi.
• Gom đồ ngày cưới vào một chỗ: váy, vest, giày, nhẫn, đồ trang điểm dặm lại, bộ đồ thay.
• Gửi mọi người lịch trình theo giờ và danh sách ai phụ trách việc gì.

Tin nhắc khách không cần dài. Một mẫu tham khảo:

"Chủ nhật này là đám cưới của Huy và Trang rồi ạ. Tiệc đón khách từ 11 giờ, giờ giấc và bản đồ đường đi có trong thiệp. Hai đứa mong được gặp anh chị!"

Ngày cưới: mỗi việc một người phụ trách

Ngày cưới, hai bạn là người bận nhất mà lại ít thời gian cầm điện thoại nhất. Giao từng việc cho một người cụ thể từ tuần trước, và để họ biết cần cầm theo gì. Nên có một người điều phối chung, thường là anh chị hoặc bạn thân quen việc, để nhà hàng, MC, thợ ảnh chỉ cần hỏi một người.

• Ăn sáng trước khi trang điểm, dù chỉ vài miếng.
• Để điện thoại cho một người giữ hộ; mọi cuộc gọi của nhà hàng, MC đi qua người điều phối.
• Dành vài phút cuối ngày đọc lời chúc khách để lại.

Trong những tuần cuối, trang Tổng quan của Mộng Mer gom mọi thứ hai bạn cần nhìn vào một màn: thiệp cưới, màn hình LED, video dạm ngõ, số lượt xem thiệp, số khách đã xác nhận và lời chúc mới. Mở một trang là biết việc nào xong, việc nào còn treo.

Câu hỏi thường gặp