RSVP là gì? Cách biết trước bao nhiêu khách đến tiệc
RSVP nghĩa là gì, vì sao đám cưới cần khách xác nhận tham dự, nên hỏi khách những gì và cách chốt số bàn với nhà hàng khi còn khách chưa trả lời.
Nhà hàng hỏi "chốt bao nhiêu bàn?", trong khi hai bạn chỉ có danh sách 300 người đã mời và không biết bao nhiêu người sẽ thật sự đến. RSVP là cách hỏi trước để có con số đó. Bài này giải thích RSVP là gì, nên hỏi khách những gì cho gọn, và cách tính bàn khi đến hạn vẫn còn người chưa trả lời.
RSVP là gì?
RSVP là viết tắt của câu tiếng Pháp "Répondez s'il vous plaît", nghĩa là "xin vui lòng hồi đáp". Trên thiệp, chữ RSVP thường đi kèm một hạn và một cách trả lời, ví dụ "RSVP trước 28/11" hoặc "Vui lòng xác nhận tham dự trước thứ Bảy 28/11". Ở Việt Nam, phần này hay được gọi đơn giản là xác nhận tham dự.
Thấy RSVP trên thiệp nghĩa là cô dâu chú rể mong khách trả lời, kể cả khi không đến. Một câu "em không đi được" cũng giúp hai bạn bớt một chỗ phải giữ.
Vì sao đám cưới cần khách xác nhận tham dự
Ngày trước thiệp giấy được trao tận tay, nhận thiệp gần như là đến. Giờ nhiều lời mời đi qua tin nhắn, danh sách khách rộng hơn, nên số người "đã mời" và số người "sẽ đến" có thể chênh nhau khá xa. Biết trước con số thật giúp hai bạn lo được mấy việc sau:
- Đặt bàn. Nhà hàng thường tính theo bàn, mỗi bàn khoảng 10 người tùy nơi. Đặt dư thì tốn tiền, đặt thiếu thì khách phải đứng chờ.
- Chuẩn bị suất ăn. Có khách ăn chay, có khách mang em bé cần thêm ghế, tiệc đứng thì tính theo suất.
- Xếp xe đưa đón. Xe đón họ hàng dưới quê lên, xe đưa khách từ nhà gái sang nhà hàng: cần biết bao nhiêu người, đón ở đâu.
- Xếp chỗ ngồi. Khách nhà trai, nhà gái, nhóm bạn đại học ngồi chung một bàn cho vui.
Nên hỏi khách những gì khi xác nhận tham dự
Quy tắc đơn giản: mỗi câu hỏi phải gắn với một việc hai bạn sẽ làm với câu trả lời. Không dùng tới thì đừng hỏi.
| Câu hỏi | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Họ tên | Biết ai trả lời, nhất là khi danh sách có ba người tên Linh |
| Có đến được không | Con số chính để chốt bàn |
| Đi mấy người, tính cả người điền | Cộng đúng số ghế |
| Khách nhà trai hay nhà gái | Xếp bàn theo phía, nhất là khi hai nhà đãi chung một tiệc |
| Có cần xe đưa đón không, đón ở đâu | Chỉ hỏi khi thật sự có xe |
| Ghi chú | Ăn chay, đi cùng em bé, đến muộn |
Số điện thoại chỉ nên hỏi khi cần gọi lại, chẳng hạn để báo giờ xe đón.
Những thứ nên tránh:
- Form dài, nhiều ô bắt buộc. Khách bấm vào từ Zalo, thấy dài là để "lát nữa điền", rồi quên luôn.
- Thông tin riêng tư không dùng tới, như địa chỉ nhà, ngày sinh, nghề nghiệp.
- Bắt khách chọn món khi thực đơn tiệc đã cố định.
Đặt hạn trả lời thế nào cho khách nhớ
- Hỏi nhà hàng hạn chốt bàn trước, rồi đặt hạn của khách sớm hơn khoảng một tuần. Với nhiều đám cưới, hạn này rơi vào khoảng 2 tuần trước tiệc.
- Ghi ngày cụ thể kèm thứ. "Trước thứ Bảy 28/11" dễ nhớ hơn "sớm giúp tụi mình nha".
- Ghi hạn ở hai chỗ: trong lời nhắn của phần xác nhận trên thiệp và trong tin nhắn gửi link. Mẫu câu gửi kèm có ở bài mẫu tin nhắn mời cưới cho từng người.
Khách không trả lời thì làm gì?
Đến hạn mà vẫn còn người im lặng là chuyện bình thường. Nhiều khi đó không phải lời từ chối, chỉ là xem rồi quên.
Nhắn riêng một câu nhẹ, không trách móc:
Anh Phong ơi, em đang chốt bàn với nhà hàng, anh xem giúp em tối 12/12 anh chị đi được không nha. Anh trả lời em ở đây hoặc bấm trong thiệp đều được ạ. [LINK]
Gọi điện cho người lớn tuổi. Nhiều cô chú không quen điền form trên điện thoại. Hỏi qua một cuộc gọi rồi hai bạn tự ghi lại vào danh sách.
Nhờ người quen chung. Nhóm bạn đại học thì nhờ một người trong nhóm hỏi giúp, thường nhanh hơn hai bạn nhắn từng người.
Vẫn im lặng thì xếp vào nhóm "có thể đến" và tính vào phần dự phòng ở mục dưới.
Cách tính bàn dự phòng khi còn người chưa trả lời
Ví dụ với số giả. Hai bạn mời tổng cộng 300 người, đến hạn thì:
| Nhóm | Số người |
|---|---|
| Đã xác nhận đến | 190 |
| Đã báo không đến | 40 |
| Chưa trả lời | 70 |
Một cách ước lượng:
- Lấy số đã xác nhận: 190 người.
- Trong 70 người chưa trả lời, tách riêng những người hai bạn gần như chắc sẽ đến, như người lớn trong họ, khách thân của bố mẹ. Giả sử có 20 người, cộng hết vào: 210 người.
- Với 50 người còn lại, giả định khoảng một nửa sẽ đến: thêm 25, thành 235 người.
- Chia cho 10 người một bàn, được khoảng 24 bàn. Đặt chính thức 24 bàn và hỏi nhà hàng chuẩn bị thêm 1-2 bàn dự phòng.
Tỉ lệ "một nửa" ở bước 3 chỉ là giả định để minh họa, không phải con số chuẩn. Hai bạn hiểu khách của mình nhất: nhóm nào hay đi đủ, nhóm nào dễ vắng, cứ dựa vào đó mà tăng giảm.
Bật xác nhận tham dự trên thiệp Mộng Mer và xem kết quả
Với thiệp theo mẫu, mở mục Xác nhận tham dự · RSVP trong trình chỉnh sửa, bật lên rồi sửa tiêu đề, nội dung và tên nút. Phần nội dung là chỗ ghi hạn trả lời. Ở Mục thông tin, chọn những gì muốn hỏi thêm: Số người tham dự, Số liên hệ, Nhà trai / Nhà gái, Ghi chú khác, Xe đưa đón (kèm điểm đón). Thiệp thiết kế tự do thì thêm tiện ích Xác nhận tham dự từ thanh Tiện ích.
Khách gửi xác nhận xong, kết quả nằm ở trang Xác nhận tham dự của thiệp: số phản hồi, tổng số người đến, tách nhà trai và nhà gái, số người cần xe. Hai bạn lọc theo phía hoặc theo tham dự, không tham dự, rồi bấm Tải Excel để có file gửi nhà hàng hay người lo xe. Trên điện thoại, trang này nằm trong menu Thêm. Nếu gửi thiệp bằng link riêng có tên khách, danh sách khách mời còn ghi rõ ai "Chưa phản hồi" để nhắn đúng người.
