Gửi thiệp cưới trước bao lâu là đẹp?
Nên gửi thiệp cưới trước bao lâu cho khách gần, khách ở xa và người cần xin nghỉ phép. Kèm lịch gửi thiệp, hạn xác nhận tham dự và lúc nên nhắc khách.
Gửi sớm quá thì khách quên, gửi sát ngày thì người ở xa không kịp đặt vé, người đi làm không kịp xin nghỉ. Vậy gửi thiệp cưới trước bao lâu là vừa? Câu trả lời ngắn: khoảng 3-4 tuần với khách ở gần, 6-8 tuần với khách ở xa. Các mốc dưới đây là thông lệ để tham khảo, mỗi gia đình và mỗi nhà hàng có thể khác, hai bạn cứ chỉnh theo lịch của mình.
Gửi thiệp cưới trước bao lâu với từng nhóm khách
| Nhóm khách | Nên gửi trước | Vì sao |
|---|---|---|
| Bạn bè, đồng nghiệp, khách cùng thành phố | 3-4 tuần | Đủ để xếp lịch, chưa lâu tới mức quên |
| Khách ở tỉnh khác, người cần xin nghỉ phép | 6-8 tuần | Có thời gian đặt vé, xin nghỉ, gửi con |
| Khách ở nước ngoài | Báo tin từ vài tháng trước | Vé máy bay và lịch nghỉ cần lên sớm |
| Ông bà, họ hàng gần | Báo miệng sớm, thiệp đưa sau | Thường đã biết tin qua bố mẹ từ lúc chọn ngày |
Cưới vào mùa cao điểm thì nên báo sớm hơn các mốc trên. Những tháng cuối năm, có người nhận vài thiệp trong cùng một tuần, các ngày cuối tuần kín dần. Báo sớm giúp khách giữ ngày cho hai bạn trước khi lịch bị lấp. Tổ chức xa nơi khách sống, như cưới ở quê trong khi bạn bè ở thành phố, cũng nên báo sớm hơn.
Ngược lại, gửi thiệp chính thức trước hai ba tháng cho khách ở gần thường không giúp gì nhiều: khách để đó rồi quên, hai bạn vẫn phải nhắc lại.
Thiệp online gửi sớm được vì sửa được
Thiệp giấy in xong mà đổi giờ đón dâu hay đổi sảnh tiệc là phải báo lại từng người. Thiệp online thì sửa trong trình chỉnh sửa, lưu lại, khách mở link cũ là thấy bản mới, không cần gửi link khác. Vì vậy hai bạn có thể gửi sớm cho khách ở xa ngay khi chốt ngày và nơi tổ chức, phần album ảnh hay lịch trình bổ sung sau.
Hai điều cần nhớ khi gửi sớm:
- Chốt đường dẫn thiệp trước khi gửi. Đổi đường dẫn sau đó thì link cũ không mở được nữa, phải gửi lại cho mọi người.
- Đổi ngày, giờ hay nơi tổ chức thì vẫn nhắn báo khách. Khách không tự mở lại thiệp để kiểm tra, sửa thiệp xong cần một tin nhắn đi kèm.
Khi nào nên báo trước ngày cưới (save the date)
Save the date là một lời báo ngày để khách giữ lịch, gửi trước thiệp chính thức. Đám cưới ở Việt Nam không nhất thiết phải có bước này, nhưng nên làm khi:
- Có nhiều khách ở xa hoặc ở nước ngoài.
- Cưới vào dịp lễ, những tuần cuối năm, hoặc ngày khách dễ có việc khác.
- Tổ chức ở nơi khác chỗ khách sống, khách cần đặt phòng nghỉ.
Nếu khách chủ yếu ở cùng thành phố và hai bạn gửi thiệp đúng mốc 3-4 tuần thì không cần. Hình thức gọn nhất là một tin nhắn:
Chị Thảo ơi, em báo sớm để chị giữ lịch: tụi em cưới ngày 12/12 năm nay ở Sài Gòn. Thiệp và giờ giấc cụ thể em gửi sau nha chị.
Hoặc gửi luôn thiệp online bản đầu có ngày và nơi tổ chức, phần còn lại cập nhật dần.
Hạn xác nhận tham dự và lúc nhắc khách
Nếu thiệp có phần xác nhận tham dự, đặt hạn trả lời khoảng 2 tuần trước tiệc. Mốc này để kịp đếm khách và chốt số bàn với nhà hàng. Mỗi nhà hàng có hạn chốt bàn riêng, nên hỏi rõ khi ký hợp đồng rồi đặt hạn của khách sớm hơn vài ngày. Cách hỏi khách và ước lượng bàn dự phòng có trong bài RSVP là gì.
Nhắc khách 2-3 ngày trước tiệc bằng một tin ngắn: giờ, sảnh, chỗ gửi xe. Sớm hơn thì khách lại quên, sát ngày quá thì không kịp xếp việc. Mẫu câu cho từng người có ở bài mẫu tin nhắn mời cưới.
Lịch gửi thiệp mẫu theo tuần
Đếm ngược từ ngày cưới. Hai bạn có thể chép bảng này vào sổ hoặc ghi chú điện thoại rồi đánh dấu từng dòng.
| Thời điểm | Việc nên làm |
|---|---|
| Từ 3 tháng trở lên | Chốt ngày và nhà hàng. Báo ngày cho khách ở nước ngoài, ở tỉnh xa |
| 8 tuần | Chốt danh sách khách hai bên. Làm xong thiệp online, gửi thử cho người nhà |
| 6-8 tuần | Gửi thiệp cho khách ở xa và người cần xin nghỉ phép |
| 4 tuần | Mời trực tiếp người lớn. Gửi thiệp cho bạn bè, đồng nghiệp, khách ở gần |
| 3 tuần | Gửi nốt những khách còn lại. Xem ai chưa mở thiệp để nhắn lại |
| 2 tuần | Hạn khách xác nhận tham dự. Gọi hoặc nhắn riêng người chưa trả lời |
| 7-10 ngày | Chốt số bàn với nhà hàng, theo hạn nhà hàng đưa ra |
| 2-3 ngày | Nhắn nhắc khách đã xác nhận, kèm sảnh và chỗ gửi xe |
| Ngày cưới | Giao điện thoại cho một người nhà để trả lời khách hỏi đường |
Theo dõi ai đã mở thiệp, ai đã xác nhận
Gửi xong rồi mới là lúc cần biết ai đã xem. Sau khi đăng nhập Mộng Mer, trang Tổng quan cho thấy lượt xem thiệp, số khách đã xác nhận tham dự và lời chúc mới, đủ để biết thiệp đã tới tay khách hay chưa.
Muốn biết từng người thì gửi bằng link riêng có tên khách. Danh sách khách mời ghi rõ ai "Chưa mở thiệp", ai "Chưa phản hồi", lọc theo Chưa mở thiệp là ra những người cần nhắn lại. Trang Xác nhận tham dự cộng sẵn số người đến và tách nhà trai, nhà gái để hai bạn báo số cho nhà hàng.
